テレワーク → オフィス環境を再現できるか
テレワークとは、ICT技術を活用して場所を選ばず働くことを指します。出先から業務をするモバイルワークや、自宅勤務、サテライトオフィスからの業務も含まれます。
テレワークでのコミュニケーションを考える際、私は実際のオフィスでのやり取りをどう再現するかを常に考えます。
声がけ ＝ チャット
ある人の席に行って「○○さん、この件だけど･･･」「昨日の報告書ってできました？」などと声かけする場合。ICTではチャットツールで再現できます。在籍(プレゼンス)機能があれば、相手がPCの前にいるかもわかります。
ちょっとした打合せ = 電話会議
｢○○さん、△△さん、5分だけ時間もらえますか?｣ - 即席の打合せを行う場合。ICTでは電話や電話会議に当てはまるでしょう。資料は必要ないけど、少人数で簡単に意識合わせしたい場合に最適です。
会議や報告会 = Web会議
予定を決めて、会議室で開催する会議。これはWeb会議が最適です。複数名で資料を見ながら意見交換でき、議事録として会議を録画することもできます。
面談や面接 = ビデオ会議
相手の目を見て、表情や仕草を確認しながら、しっかりと意思疎通をしたい場合。これはビデオ会議に相当します。大きなモニターで綺麗な映像と音声でやり取りすることで、できる限りの臨場感を再現できます。
テレワークを検討する際は、コミュニケーション以外にも社内ルールの変更、資料のデータ化と共有方法、勤務管理などいくつかの変更が必要です。現実的なテレワークの鍵は、実際にオフィスで行っていることをどう再現するか、という視点で考えることが重要です。
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