電話会議が現実の会議だったら
音声だけで、遠隔地の人と会議を行う電話会議。とても便利ですが、使ってると遭遇するトラブルもあります。この動画(英語のみ)は、そんなトラブルを、｢もしも、電話会議がリアルな会議だったら」のシチュエーションで集めたものです。ヘビーユーザーなら、一つは経験があるのでは？
軽い気持ちでお楽しみください。
【こんなことになる前に！ユーザー教育でトラブルフリーの電話会議を】
音声の重要性
大切な会議であればあるほど、声を大にして言いたいことがあります。
遠隔会議では、｢声｣が最も大切です。見やすいプレゼン資料でも、カメラ映像でもありません。｢声｣が聞こえることです。
遠隔会議では、見えなくても、声のやり取りができれば少なくとも意思疎通ができます。見猿、聞か猿だと、見猿は最悪OKです。聞か猿はアウト。
特に品質保障がないインターネットを利用したサービスでは、音声が途切れたり、聞こえないといったトラブルに注意が必要です。重要な会議であれば、2人なら電話、3人以上なら多地点電話会議サービスでバックアップを準備しましょう。
人間が病気になるのと同じで、PCやマシンも故障することがあります。ネットワークはいつも完璧ではありません。音声のトラブルだけでなく、会議全体を考えて、ビデオ会議にウェブ会議をバックアップで準備したり、ウェブ会議に電話会議を準備したりすれば、安心して重要な会議を開催することが出来ます。
この｢ひと手間｣が、万が一の場面で大きな効果を発揮します。
【オンライン会議の｢困った｣を解決! 】
遠隔会議で出張は全てなくなるか？
Web会議や電話会議、ビデオ会議といった遠隔会議サービスの最も分かりやすいメリット ･･･ 出張費の削減。
移動しないで遠隔地の人と打合せができるので、出張費も、移動中の人件費も、宿泊費もかかりません。私も商談では、メリットの一つとしてご紹介します。
すると、｢いやいや、出張は大事よ。やっぱり顔を合わせないとねー｣｢会議サービスを入れると、出張がなくなるってこと?｣といったお声を頂くことがあります。
遠隔会議サービスを導入すると、出張がなくなるのでしょうか？
結論から言うと、出張はなくなりません。
｢会って話す｣のが、もっとも意思疎通が取れて、人間関係を構築できます。相手の細かい表情や声の強弱、｢今日は機嫌が良さそう｣といった何となくの雰囲気など、会うことで分かることがたくさんあります。その仕事やプロジェクトに対する自分の熱い｢想い｣を直接伝えたい時もあります。
遠隔会議サービスは、この｢会って話す｣ことに近づくため、日々技術革新されています。しかし、人と人が実際に｢会う｣ことにはかないません。
では、遠隔会議サービスは何が良いのでしょうか？
ひとつは、出張をしなくてもよい会議は遠隔会議サービスに置き換えることで、出張のコストや手間、時間を抑えることができます。今後の方向性を左右する重要な会議は、対面式(Face to Face)の会議が良いかもしれません。しかし、進捗を確認するだけの会議は置き換えることができるかもしれません。海外であれば、なおさらです。
ふたつめは、コミュニケーションの質が上がり量が増えます。複数の関係者とリアルタイムに会話ができるため、メールで意見がまとまらない時や、次の出張まで待ちましょう、と言った懸案事項もすぐに解決できるでしょう。また、簡単に打合せができるようになれば、必然的に会話や意見交換が活発になります。
最後に、緊急な会議に利用できます。出張をする時間もない、メールでのんびり返事を待てない、関係者にそれぞれ電話する時間もない･･･ そんなときは、全員が今すぐバーチャルに集まれる遠隔会議は最適なツールです。役員の緊急用や、災害発生時の対策用として電話会議のアカウントを準備するのはそのためです。
遠隔会議は、出張の補完的なツールだと思えば、活用方法はグンと広がるはずです。会議の内容や重要度で、使い分けてみてはいかがでしょうか？
【こんな時はどうすれば? お困りのことがあればお問い合わせください。】
ご挨拶
はじめまして！ブログをご覧頂き、ありがとうございます。
私はコンファレンシング(遠隔会議)サービスに携わって、かれこれ10年以上が経ちます。サービスの導入や、ユーザーへのトレーニング、全社導入を見据えたコンサルティング、重要会議のサポートなど、いろんな経験をしてきました。
メーカーではなく、サービスの提供事業者としてお仕事をさせて頂いている立場ですので、ある製品やサービス深い情報や知識というよりも、｢場所が離れた方々が、どのようにコミュニケーションをとるべきか？｣｢こんなシーンでは、どんなツールが最適か？｣という視点で遠隔会議を考えてきました。このブログは、これまでの経験から想うことや、いろんなお客様やベンダー様に教えて頂いたこと、日々の気づきなどを紹介していこうと思っています。
また、外資系企業で働いてきた経験と、日本のお客様や関係者の皆さんとお仕事をさせて頂いている経験は、自然と｢日本と海外のコミュニケーションや仕事の違い｣に気づかされます。良い意味でも悪い意味でも(笑)。もっとこうなれば良いのに！という勝手な想いなども書きたいと思います。
遠隔会議なんか使ったことないよ、という方から、がっつり会議サービス系のプロの方まで、少しでもお役に立てる情報をお送りできれば幸いです。
福田 剛士
