遠隔会議で出張は全てなくなるか？
Web会議や電話会議、ビデオ会議といった遠隔会議サービスの最も分かりやすいメリット ･･･ 出張費の削減。
移動しないで遠隔地の人と打合せができるので、出張費も、移動中の人件費も、宿泊費もかかりません。私も商談では、メリットの一つとしてご紹介します。
すると、｢いやいや、出張は大事よ。やっぱり顔を合わせないとねー｣｢会議サービスを入れると、出張がなくなるってこと?｣といったお声を頂くことがあります。
遠隔会議サービスを導入すると、出張がなくなるのでしょうか？
結論から言うと、出張はなくなりません。
｢会って話す｣のが、もっとも意思疎通が取れて、人間関係を構築できます。相手の細かい表情や声の強弱、｢今日は機嫌が良さそう｣といった何となくの雰囲気など、会うことで分かることがたくさんあります。その仕事やプロジェクトに対する自分の熱い｢想い｣を直接伝えたい時もあります。
遠隔会議サービスは、この｢会って話す｣ことに近づくため、日々技術革新されています。しかし、人と人が実際に｢会う｣ことにはかないません。
では、遠隔会議サービスは何が良いのでしょうか？
ひとつは、出張をしなくてもよい会議は遠隔会議サービスに置き換えることで、出張のコストや手間、時間を抑えることができます。今後の方向性を左右する重要な会議は、対面式(Face to Face)の会議が良いかもしれません。しかし、進捗を確認するだけの会議は置き換えることができるかもしれません。海外であれば、なおさらです。
ふたつめは、コミュニケーションの質が上がり量が増えます。複数の関係者とリアルタイムに会話ができるため、メールで意見がまとまらない時や、次の出張まで待ちましょう、と言った懸案事項もすぐに解決できるでしょう。また、簡単に打合せができるようになれば、必然的に会話や意見交換が活発になります。
最後に、緊急な会議に利用できます。出張をする時間もない、メールでのんびり返事を待てない、関係者にそれぞれ電話する時間もない･･･ そんなときは、全員が今すぐバーチャルに集まれる遠隔会議は最適なツールです。役員の緊急用や、災害発生時の対策用として電話会議のアカウントを準備するのはそのためです。
遠隔会議は、出張の補完的なツールだと思えば、活用方法はグンと広がるはずです。会議の内容や重要度で、使い分けてみてはいかがでしょうか？
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